Die fünf größten Probleme bei Skill-Management-Projekten – und fünf Maßnahmen wie man sie vermeiden kann

Skills spielen bei Lyncronize eine zentrale Rolle – wir haben es geschafft diese Anreiz- und Technologie-basiert in Unternehmen sicht- und nutzbar zu machen. Bis wir aber dort angekommen sind, wo wir jetzt stehen, haben wir viel aus Fehlern lernen dürfen und einige Erfahrungen gesammelt und für alle Interessierten dokumentiert.

Dies sind die von uns identifizierten Top 5 Probleme rund um das Skill-Management:

1. Problem: Hochpolitisch

Skill-Management ist kein neues Thema. Unter den Schlagworten Wissensmanagement, Kompetenzmanagement, Schulungskonzept, Ressourcenmanagement ist es schon seit Jahrzehnten in Unternehmen Thema. Meist kam es jedoch über gute Ansätze nicht hinaus – und damit haben unzählige potentielle Nutzer bereits einen festen Standpunkt: „Das funktioniert einfach nicht, das haben wir 88 alles schon mal durchprobiert”. Darüber hinaus muss für ein solches Projekt der Betriebsrat frühzeitig eingebunden werden, da es darum geht, die Fähigkeiten der Mitarbeiter transparent zu machen (siehe auch Punkt 5). Diese internen Widerstände muss ein Skill-Management-Projekt überwinden, um erfolgreich sein zu können.

2. Problem: Noch ein weiteres Profil…

Mal ehrlich, wann hast du zuletzt dein LinkedIn-Profil aktualisiert? Die meisten von uns tun das, wenn sie auf der Suche nach einem neuen Job sind, ansonsten veröden diese Profile oft recht schnell. Wissen aber ändert sich – und zwar heute schneller denn je. Daher ist das Thema Skill-Dokumentation eine kontinuierliche Aufgabe, die der Mitarbeiter (natürlich während diverser Deadlines, Projekte, Aufgaben und sonstiger Themen) obendrauf auch noch erfüllen soll, in aller Regel manuell. Dass dieses Thema dann oft als erstes vernachlässigt wird, ist nicht verwunderlich. Allerdings führt das zu einem Stillstand der Skill-Plattform und einem schleichenden Scheitern des Projekts.

3. Problem: Unklare Zuordnung im Unternehmen

Das Thema Skill-Management betrifft immer mehrere Abteilungen im Unternehmen:

• Interessierte Fachabteilungen, die Ihre Skills managen und Expertise besser auffindbar machen wollen
• Die HR, die sich um die Themen Skill-Entwicklung, betriebliches Lernen und Wissensmanagement kümmert
• Die IT, die die Anwendung hostet und ggf. bei der Anbindung an andere Systeme unterstützt
• Die Rechtsabteilung, die das Produkt aus Datenschutzsicht bewertet

Problem: Die Profiteure sind oft nicht diejenigen, die bezahlen. Das kann politische Konflikte verstärken, da gerade Abteilungen, die ohnehin als Cost Center wahrgenommen werden, kein Interesse an weiteren Kosten haben oder einen Kompetenzverlust befürchten. Skill-Management-Projekte müssen daher genau diesen Missstand adressieren.

4. Problem: Fehlende Anreize

Warum sollte ein Mitarbeiter, der tiefes, über Jahre erarbeitetes Domänen- bzw. Unternehmenswissen hat, allen Mitarbeitern mitteilen, dass er dieses Wissen hat. Die Konsequenz könnte ja sein, dass er dieses immer und immer wieder allen möglichen Kollegen/Innen mitteilen muss – neben seinen sonstigen Aufgaben. Außerdem läuft er Gefahr, dass sein Herrschaftswissen über kurz oder lang in die breite Masse getragen wird. Es ist also wichtig, Skill-Management-Projekte vom Ziel aus zu denken, um eine Schwarmintelligenz zu erreichen und Wissenssilos abzubauen.

5. Problem: Angst

Transparenz ermöglicht Kontrolle, eine Sorge die insbesondere in Konzernen sehr ausgeprägt sein kann. Was wenn ich bei der nächsten Gehaltsverhandlung schlechter da stehe als der Kollege der 17 Skills und 12 Projekte mehr hat als ich selbst?. Was wenn ich bei der nächsten Entlassungswelle gehen muss, weil ich nicht so sympathisch rüberkomme weil ich nie an der Hobby-Sektion gearbeitet habe? Nicht alle Ängste sind rational, aber sie sind definitiv ein wesentliches Hindernis bei einigen, um die Skill-Profile überhaupt anzulegen. Ein nicht gepflegtes Skill-Profil lässt sich halt noch mit der großen Überlastung rechtfertigen, ein schlecht gepflegtes dann unter Umständen schon mit der fehlenden Kompetenz im Allgemeinen.

Auf Basis dieser immer wiederkehrenden Probleme, haben wir die folgenden 5 Lösungsansätze definiert (ohne Anspruch auf Vollständigkeit).

Die Top 5 Maßnahmen um bei Skill-Management-Projekten zum Erfolg zu kommen:

1. Maßnahme: Präzises Anforderungs- und Change-Management

Für Skill-Management-Projekte braucht es ein überlegtes Anforderungs- und Change-Management, das gezielt Stakeholder einbindet und immer wieder abholt – vom Mitarbeiter über das Management bis hin zum Betriebsrat. Und das am besten frühzeitig, schon in den ersten Meetings – sowohl bei internen als auch bei externen mit Lösungs- oder Technologieanbietern. Unsere wichtigste Erkenntnis an dieser Stelle: Jeder umgibt sich gern mit Unterstützern, die seine Idee teilen – hier aber auf jeden Fall auch schon diejenigen einbinden, die Bedenken und Einwände haben. So können diese frühzeitig adressiert und thematisiert werden und aus Betroffenen werden Beteiligte.

2. Maßnahme: Automatisierte Erstellung und Aktualisierung

Eine Prüfung bestanden zu haben und neue Fähigkeiten zu erwerben ist ein schönes Gefühl. Dieses sollte durch eine automatisierte Erstellung und Aktualisierung des Skill-Profils verlängert werden. Die Prozess-gebundene Erstellung und Aktualisierung des Profils macht es Nutzern so einfach wie möglich, Profile aktuell zu halten. So bekommt der Nutzer direkt eine Belohnung für den vorangegangenen Lern- / Arbeitsaufwand während sich der Dokumentationsaufwand auf ein Minimum reduziert.

3. Maßnahme: Standardisierte Skill-Definition

Heutzutage sind wir umgeben von smarten Gegenständen und Programmen, daher ist es schwer vermittelbar, wenn Skills nicht mindestens teilautomatisiert aus dem CV oder LinkedIn-Profil ausgelesen werden können. Mittlerweile gibt es etablierte Technologien, die Texte analysieren und Anforderungen verstehen, auch wenn Sie nicht von Experten formuliert werden. Das erleichtert das Leben erheblich und erspart frustrierende Doppelarbeit.

4. Maßnahme: Mehrwerte durch skill-basiertes Matching

Mit der Beantwortung der individuellen Frage “Was habe ich als einzelner Nutzer davon?” steht und fällt der gesamte Erfolg von Skill-Management Projekten. Ist sie ausreichend beantwortet, ist der Nutzer auch bereit, Aufwand auf sich zu nehmen um die Skill-Profile auszuarbeiten und kontinuierlich anzupassen. Daher ist es wichtig, dass die Mehrwerte den Mitarbeitern schon früh mitgeteilt werden und es nicht einfach nur darum geht, dass das Management einen Überblick über die Skills im Unternehmen erhält. Damit den Mitarbeitern also gezeigt werden kann, was sie von der Pflege ihrer Skills haben, ist ein Matching, das auf den gepflegten Skills basiert, der perfekte Weg. Anhand dieses Matchings können die Mitarbeiter auf zu ihren Fähigkeiten – oder sogar ihren Wunschfähigkeiten – passende Themen aufmerksam gemacht werden:

• Projekte
• Trainings
• Kollegen
• Informationen wie Artikel, Dokumente, Posts etc.

Diese Mehrwerte helfen am Ende allen: Mitarbeiter können gezielt in Projekte einbezogen werden, können sich weiterbilden und entwickeln, mit Kollegen über aktuelle Herausforderungen austauschen und ein Netzwerk im Unternehmen etablieren. Dies führt am Ende zu höherer Effizienz in Projekten und kürzeren Bearbeitungszeiten von Anfragen und Themen im Unternehmen und im Kundenumgang.

5. Maßnahme: Geschützte Profile

Ganz wichtig: Nicht jeder sollte auf die Mitarbeiterprofile Zugriff haben. Der genaue Grad der Einschränkung muss mit den Nutzern abgeklärt werden und auf Basis der Mehrheitsentscheidung bestimmt werden. Denkbar ist einiges, Sichtbarkeit auf Basis Abteilungs,- Organisations- oder Landesebene bis hin zu absoluter Unsichtbarkeit und einwilligungsbasierter Freigabe nach dem Tinderprinzip. Je stärker man einschränkt, desto geringer wird potentiell die Sorge der Nutzer, dass die Daten missbraucht werden, die genaue Ausgestaltung hängt natürlich immer stark von den definierten Use Cases ab (siehe Lösungsansatz 1).‍